پیش نویس دستورالعمل راهبری شرکتی
دستورالعمل راهبري شركتي
ناشران پذيرفته شده در بورس اوراق بهادار تهران و فرابورس ایران
در راستای حمایت از حقوق سرمایه‌گذاران، پیشگیری از وقوع تخلفات و نیز ساماندهی و توسعه بازار شفاف و منصفانه اوراق بهادار طبق بندهای ۸، ۱۱ و ۱۸ ماده ۷ قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران (مصوب آذرماه ۱۳۸۴ مجلس شورای اسلامی) و با هدف اجرای ماده ۳۵ دستورالعمل پذیرش اوراق بهادار در بورس اوراق بهادار تهران (اصلاحیه مصوب ۱۵/۰۵/۱۳۹۰)، اين دستورالعمل در تاريخ ………. در ….. ماده و …. تبصره به تصويب هيئت مديره‌ي سازمان بورس و اوراق بهادار رسيد. رعايت مفاد اين دستورالعمل، از تاريخ ابلاغ آن، براي ناشران پذيرفته‌شده در بورس اوراق بهادار تهران و فرابورس ایران الزامي است.
فصل اول: تعاریف
ماده (۱) : اصطلاحات و واژه‌هاي تعريف‌شده در ماده‌ي يك قانون بازار اوراق بهادار جمهوري اسلامي ايران، در صورت كاربرد، با همان مفاهيم در اين دستورالعمل به‌كار رفته‌اند. ساير اصطلاحات و واژه‌هاي به‌کار رفته به شرح زیر تعريف مي‌شوند:
۱- شركت:ناشر پذيرفته‌شده در بورس اوراق بهادار تهران و فرابورس ایران
۲- مدیر مستقل: شخص حقیقی یا حقوقی عضو هیئت‌مدیره است که علاوه بر احراز شرایط استقلال، منتخب سهامدار عمده (۱) نباشد
۳- شرایط استقلال: فقدان هرگونه رابطه یا منافع مستقیم یا غیرمستقیم که بر تصمیم‌گیری مستقل شخص اثرگذار باشد، موجب جانبداری وی از منافع فرد یا گروه خاصی از سهامداران یا ذی‌نفعان شود یا سبب عدم رعایت منافع یکسان سهامداران گردد.
موارد ذیل برخی از مصادیقی است که (به تشخیص مقام انتخاب‌کننده) ممکن است منجر به عدم تحقق شرایط استقلال برای شخص شود:
الف) مالک بیش از پنج درصد سهام شرکت اصلی، شرکت‌های فرعی، مشارکت خاص و سهامداران عمده آن باشد،
ب) طی سه‌سال قبل از انتخاب، طرف قرارداد یا دارای معاملات تجاری یا روابط تجاری بااهمیت مستقیم یا غیرمستقیم با شرکت اصلی، شرکت‌هاي فرعی، مشارکت خاص و سهامداران عمده آن باشد،
ج) در طی مدت دو سال قبل از انتخاب، هرگونه مسئولیت اجرایی و رابطه استخدامی در شرکت اصلی، شرکت‌هاي فرعی، مشارکت خاص و سهامداران عمده آن داشته باشد،
د) رابطة سببی یا نسبی (طبقه اول و دوم) با اعضای هیأت مدیره، مدیرعامل، مشاوران یا کارکنان ارشد فعلی داشته باشد،
ه) در کسب و کاری که ماهیتاً مشابه شرکت اصلی، شرکت‌های فرعی، مشارکت خاص و سهامداران عمده آن است، فعالیت داشته باشد،
و) جزء کارکنان مؤسسه حسابرسی مستقل شرکت اصلی، شرکت‌های فرعی، مشارکت خاص و سهامداران عمده آن باشد، و
ز) منافع یا رابطه مشترک با اهمیتی با اعضای هیئت مدیره شرکت، در سایر شرکت‌ها یا هیئت‌مدیره‌های آنها داشته باشد.
تبصره: چنانچه مدیر مستقل منتخب مجمع عمومی صاحبان سهام، شخص حقوقی باشد، احراز شرایط استقلال برای نماینده وی نیز الزامی است.
۴- امین سهام: نهاد مالی ثبت شده نزد سازمان بورس و اوراق بهادار است که مجوز ارائه خدمات سهام را از سازمان دریافت نموده است. خدمات سهام عبارتند از: نگهداری اوراق سهام، وجوه نقد و اوراق مشارکت متعلق به مشتریان، اخذ سود، سهام جایزه، حق تقدم و سایر منافع سهامداران از شرکت، پذیره‌نویسی سهام، شرکت در مجامع، خرید، فروش و اداره سبد سهام و نظایر آن.
۵- سهامداران مديريتي: هر سهامداری که یکی از شرایط زیر را داشته باشد سهامدار مديريتي است:
الف) اشخاص حقیقی که به واسطۀ سهامداری خود، اقوام نسبی از طبقه اول و دوم و یا اشخاص حقوقی تحت کنترل خود، مجموعاً کنترل شرکت را در اختیار داشته باشند.
ب) اشخاص حقوقی که به واسطه سهامداري خود، اشخاص حقوقی تحت کنترل و یا اشخاص حقوقی با کنترل کنندة مشترک مجموعاً کنترل شرکت را در اختیار داشته باشند.
۶- سهامداران غیرمديريتي: به آندسته از سهامداران شرکت که جزء سهامداران مديريتي نباشند، اطلاق می‌گردد.
۷- کنترل: توانایی راهبری سیاست‌های مالی و عملیاتی یک واحد تجاری به منظور کسب منافع اقتصادی از فعالیت‌های آن، می‌باشد.
۸- شرکت اصلی: یک شرکت که دارای یک یا چند شرکت فرعی است.
۹- شرکت فرعی: یک شرکت که تحت کنترل یک شرکت دیگر (شرکت اصلی) است.
۱۰- اشخاص وابسته: اشخاص وابسته مندرج در دستورالعمل معاملات با اشخاص وابسته مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار می‌باشد.
۱۱- مشارکت خاص: توافقی قراردادی است که به موجب آن دو یا چند طرف، یک فعالیت اقتصادی تحت کنترل مشترک را به عهده می‌گیرند.
۱۲- کنترل مشترک: مشارکت در کنترل یک فعالیت اقتصادی به موجب یک توافق قراردادی، می‌باشد
۱۳- افشاء: ارسال اطلاعات به سازمان و انتشار عمومی و به موقع اطلاعات مطابق ضوابط و دستورالعمل اجرایی افشای اطلاعات شرکت‌های ثبت شده نزد سازمان و سایر مقررات ذیربط، می‌باشد.
فصل دوم: هيأت مدیره
ماده (۲) : اعضای هیئت مدیره باید دارای تحصیلات، تجربه و مدارک حرفه‌ای مربوط و معتبر بوده و از دانش و مهارت کافی در حوزه موضوع فعالیت شرکت برخوردار باشند. تعداد اعضای هيأت مدیره باید به ميزاني باشد که امکان انجام بحث‌های سودمند و تصمیم‌گیری منطقی و همچنین نظارت کافی در ارتباط با امور شرکت فراهم باشد. اکثریت اعضای هيأت مدیره بايد غیرموظف باشند و تعداد مدیر یا مدیران مستقل هيأت مديره نبايد كمتر از ۲۰ درصد تعداد كل اعضاي هيأت مديره باشد.
تبصرة ۱: تعداد اعضای هیئت مدیره برای شرکت‌های بزرگ، طبق اعلام سازمان بورس و اوراق بهادار، حداقل هفت نفر می‌باشد.
تبصرة ۲: موظف شدن اعضای هيأت مدیره، ضمن رعايت شرايط اين ماده، صرفاً پس از تصویب هيأت مدیره امكان‌پذيرخواهد بود و مدیر ذینفع در این تصميم‌گيري حق رأي ندارد.
تبصرة ۳: در ترکیب هیأت‌مدیره، باید حداقل یک عضو مستقل مالی یا غیرموظف مالی حضور داشته باشد که دارای تحصیلات کارشناسی مالی (حسابداری، مدیریت مالی، اقتصاد، و سایر رشته‌های مدیریت با گرایش مالی یا اقتصاد) و تجربه مرتبط باشد.
تبصرة ۴: شخصی که به عنوان مدیر مستقل انتخاب می‌شود، به صورت متوالی، تنها برای یک دورة دیگر به عنوان مدیر مستقل قابل انتخاب خواهد بود.
ماده (۳) : رئيس هيأت مدیره از بین اشخاص غیرموظف هیأت مدیره انتخاب می‌شود. هر فرد می‌تواند حداکثر در ۵ شرکت به عنوان عضو غیرموظف هیأت مدیره منصوب شود. هیچ فردی نمی‌تواند در بیش از یک شرکت به عنوان مدیرعامل یا عضو موظف هیأت مدیره فعالیت نماید.
ماده (۴) : هيأت مدیره بايد دارای یک دبیرخانه باشد که مسئولیت اجرایی تشکیل و مستندسازي جلسات هيأت مدیره، جمع‌آوری اطلاعات موردنياز و پیگیری انجام امور کارشناسی مورد درخواست اعضای هيأت مدیره و حصول اطمینان از انجام تکالیف قانونی هيأت مدیره را به عهده داشته باشد.
تبصره: مستندات و اطلاعات موضوع این ماده شامل مستندات و اطلاعات ارسالی کمیته‌های تخصصی هیئت‌مدیره، بايد در اسرع وقت و بدون هيچ مانعي در اختیار دبیر هیأت مدیره قرار گيرد.
ماده (۵) : ریاست دبیرخانه‌ي هيأت مديره به عهدة دبیر هيأت مدیره است که با پیشنهاد رئیس هيأت مدیره و تصویب هيأت مدیره منصوب و زیر نظر رئیس هيأت مدیره انجام وظیفه مي‌كند. انتخاب افراد خارج از هيأت مديره به عنوان دبير هيأت مديره بلامانع است. وجود دبیر، نافی تکالیف و وظایف رئیس هیأت مدیره مطابق قانون تجارت و سایر قوانین نمی‌باشد.
تبصره: سمت دبیر هیأت مدیره مسئولیت اجرایی و رابطة استخدامی تلقی نمی‌گردد.
ماده (۶) : دبیر هيأت مدیره بايد در تمام جلسات هيأت مدیره حضور داشته باشد. مسئوليت تنظیم صورت مذاکرات و مصوبات هيأت مدیره، پیگیری مصوبات، و تهية گزارش از اجراي مصوبات هيئت مديره بر عهدة دبير هيأت مديره است. وي موظف است، تمام مصوبات و صورت خلاصة مذاکرات هيأت مديره را به‌ترتیب شماره و تاریخ جلسه نگهداری كند.
تبصرة ۱: تشکیلات و رويه‌هاي اجرايي دبیرخانة هيأت مديره بايد در قالب آيين‌نامه‌اي به پیشنهاد دبیر هيأت مديره و تصویب هيأت مدیره مدون و مستقر شود.
تبصرة ۲: عدم حضور دبیر در جلسات هیأت مدیره مانع از برگزاری جلسه و تصمیم‌گیری نخواهد بود.
ماده (۷) : جلسات هيأت مدیره باید در هر ماه حداقل یک بار برگزار شود. ترتیب و تاریخ برگزاری جلسات هیأت‌مدیره باید در اولین جلسة هیأت مدیره برای دوره‌های شش ماهه به تصویب هیأت مدیره برسد. هیأت مدیره باید تعداد جلسات برگزار شده طي سال و دفعات حضور هر یک از اعضای هیأت مدیره در جلسات را در گزارش سالانة خود به مجمع عمومی صاحبان سهام درج نماید.
ماده (۸) : دستور جلسات آتی هيأت مدیره با پیشنهاد هرکدام از اعضاي هيأت مديره تعيين و ترتيب اولویت طرح آنها در جلسات با نظر رئیس هيأت مدیره خواهد بود. چنانچه اكثريت اعضای هیأت مدیره به صورت مشترک نظر دیگری در خصوص تعيين اولویت‌ها داشته باشند، در این شرایط بايد مطابق تصميم اكثريت اقدام شود.
ماده (۹) : هيأت مدیره باید با اتخاذ رویه‌های مناسب، در چارچوب قوانین و مقررات، حقوق سهامداران از جمله موارد زیر را حفظ كند:
- حضور و اعمال رأي در مجامع عمومی صاحبان سهام؛
- دسترسی به اطلاعات به موقع و قابل اطمینان شرکت؛
- تملك و ثبت مالکیت سهام؛
- سهیم بودن در منافع شرکت؛
- دريافت به‌موقع سود سهام.
ماده (۱۰) : هيأت مدیره باید کنترل داخلی اثربخش را به منظور حصول اطمینان معقول از حفاظت از دارایی‌ها و منابع شرکت در برابر اتلاف، تقلب و سوء استفاده، تحقق کارایی و اثربخشی عملیات شرکت، کیفیت گزارشگری مالی و رعایت قوانین و مقررات، مطابق با ضوابط و مقررات سازمان برقرار نماید.
ماده (۱۱) : هیأت‌مدیره باید کمیته حسابرسی و واحد حسابرسی داخلی را مطابق با ضوابط و مقررات سازمان تشکیل و مورد نظارت قرار دهد.
ماده (۱۲) : هیئت‌مدیره شرکت باید سیستم كنترل‌های داخلی را حداقل به‌طور سالانه بررسی و نتایج آن را در گزارشي تحت عنوان “گزارش كنترل‌های داخلي” درج و افشا نماید. حسابرس مستقل شركت موظف است در گزارش خود به مجمع عمومي صاحبان سهام در خصوص استقرار و به‌کارگیری سیستم كنترل‌های داخلي مناسب و اثربخش توسط شرکت مطابق با ضوابط و مقررات سازمان، اظهارنظر كند.
ماده (۱۳) : هیأت مدیره باید سازوکاری اتخاذ نماید که دارندگان اطلاعات نهانی شرکت نتوانند با استفاده از این اطلاعات به دادوستد اوراق بهادار شرکت اصلي و شركت‌هاي فرعی بپردازند. در این راستا شرکت باید از سازوکار اثربخش کنترل داخلی برای نظارت و جلوگیری از انجام چنین معاملاتی استفاده کند و در صورت کشف مواردی از دادوستد متکی بر اين اطلاعات، مراتب را به اطلاع سازمان برساند.
ماده (۱۴) : وظایف هیأت مدیره در موارد زیر غیرقابل تفویض است:
- انتخاب مدیرعامل و قائم مقام وی، اعضای هيأت مدیرة شرکت‌های فرعی و وابسته، اعضای کمیته حسابرسی و مدیر حسابرسی داخلی و نظارت بر عملکرد آنان،
- تعیین حقوق، مزایا و پاداش مدیرعامل و قائم مقام وی و مدیر حسابرسی داخلی، یا مبلغ قراردادهای حسابرسی داخلی و پیشنهاد یا تعیین نحوه جبران خدمات رئیس و سایر اعضای کمیته حسابرسی،
- تصویب برنامة راهبردی، خط‌مشي‌هاي اجرايي، آیین‌نامه‌ها و مقررات داخلی شرکت،
- شناسایی ریسک‌های اصلی شرکت و حصول اطمینان از استقرار سامانه‌های مناسب برای مدیریت این ریسک‌ها،
- تصویب و افشای معاملات بااهمیت شرکت با اشخاص وابسته مطابق با ضوابط و مقررات سازمان،
- تصویب سیاست‌های مربوط به تعیین قیمت و شرایط فروش محصولات شركت، ترهین و توثیق عمدة اموال و هبه یا صلح اموال یا حقوق شرکت.
تبصره: انتخاب اشخاص مندرج در بند ۱، بر اساس تحصیلات، تجربه، مدارک حرفه‌ای مربوط و معتبر خواهد بود که می‌بایست به نحو مناسب مستندسازی شود.
ماده (۱۵) : هيأت مدیره بايد به‌منظور انجام امور مهم شرکت از قبیل امور گزارشگری مالی و حسابرسی، انتصابات، حقوق و مزايا و پاداش، معاملات بااهمیت، و سرمایه‌گذاری‌ها، کمیته‌های تخصصي هيأت مديره را مطابق با ضوابط و مقررات، تشکیل و عملکرد آنها را مورد نظارت قرار دهد.
تبصره: در خصوص موضوعات مورد بحث و بررسي در کمیته‌هاي تخصصي هيأت مديره، پس از قرائت نظر کمیته‌هاي مربوطه، تصمیم‌گیری نهايي در هیأت مدیره انجام خواهد شد.
ماده (۱۶) : هیأت مدیره باید فرآیندی را مستقر کند که براساس آن، هر ساله اثربخشی هيأت مدیره، کمیته حسابرسی، سایر كميته‌هاي تخصصي هیأت مدیره و مدیر عامل را ارزیابی کند. تمامی این ارزیابی‌ها باید به‌نحو مناسبي مستندسازی شوند.
فصل سوم: مجمع عمومی صاحبان سهام
ماده (۱۷) : هيأت مدیره موظف است رويه‌اي مستقر كند تا قبل از تشکیل مجامع عمومي صاحبان سهام، مالکیت و یا وکالت حاضرین در مجمع بررسی و تائید شود.
تبصره: سهامداران می‌توانند شخصاً در مجمع عمومی صاحبان سهام حضور یافته و یا فرد دیگری (از طریق وکالت به امین سهام یا سایرین) را جهت شرکت در مجمع معرفی نمایند.
ماده (۱۸) : صورت‌هاي مالي سالانه، گزارش فعالیت هیئت‌مدیره، گزارش کنترل‌های داخلی و گزارش بازرس قانونی و حسابرس مستقل شركت بايد حداقل ده روز قبل از برگزاری مجامع، پس از ارائه به سازمان، از طریق پایگاه اینترنتی شركت در اختیار عموم قرار داده شود و در صورتی‌که تقسیم سود بیش از مبلغ پیشنهادی هیئت‌مدیره باشد، شرکت باید برنامة زمان‌بندی اصلاح شدۀ پرداخت سود را حداکثر تا یک ماه بعد از تشکیل مجمع، به سازمان اعلام و در پايگاه اينترنتي خود منتشر نماید. این زمان‌بندی باید به گونه‌ای باشد که در هر صورت سود سهامداران مدیریتی پیش از سهامداران غیرمدیریتی پرداخت نشود.
ماده (۱۹) : مدیرعامل و اکثر اعضای هیئت‌مدیره باید در مجامع عمومی شرکت حضور داشته باشند. در صورتی‌که تصویب صورت‌های مالی جزء موضوعات مجمع باشد، حضور بالاترین مقام مالی شرکت در زمان طرح و رسیدگی به صورت‌های مالی نیز الزامی است.
تبصره: عدم حضور مدیران فوق، مانع از برگزاری مجمع نخواهد شد.
ماده (۲۰) : حق حضور اعضای غیرموظف هيأت مدیره و پاداش هر یک از اعضای هيأت مدیره و نیز نحوه جبران خدمات اعضای هیئت‌مدیره عضو کمیته‌های تخصصی بايد در مجمع عمومی صاحبان سهام تعیین شود.
ماده (۲۱) : طي برگزاري جلسات مجامع عمومي صاحبان سهام بايد فرصت کافی و معقول به منظور پرسش و پاسخ سهامداران و هيأت مدیره فراهم شود.
فصل چهارم: نحوة انتخاب مدیر مستقل
ماده (۲۲) : در صورتی که انتخاب اعضای هیأت مدیره در دستور جلسة مجمع عمومی عادی باشد، شرکت موظف است آگهی دعوت به مجمع را حداقل۲۰ روز قبل از برگزاری مجمع در روزنامة کثیرالانتشار شرکت درج نماید.
ماده (۲۳) : اشخاصی که در نظر دارند به عنوان مدیر مستقل انتخاب شوند باید حداقل ۱۵ روز قبل از برگزاری مجمع، نامزدی خود جهت عضویت در هیأت مدیره به عنوان عضو مستقل را به همراه خلاصه‌ای از مشخصات، ویژگی‌های شخصی و سوابق تحصیلی و تجربی خود، اعلام و مدارک مورد نیاز را به همراه اقرارنامه استقلال به شرکت ارائه نمایند.
ماده (۲۴) : شرکت موظف است نتایج بررسی خود در خصوص احراز یا عدم احراز شرایط نامزدهای عضویت مستقل در هیأت مدیره را حداقل ۵ روز قبل از برگزاری مجمع به سازمان ارایه و افشا نماید.
ماده (۲۵) : اعضای حقوقی مستقل منتخب مجمع عمومی صاحبان سهام، می‌بایست حداکثر ۱۰ روز پس از برگزاری مجمع عمومی صاحبان سهام، نماینده حقیقی خود را که واجد شرط استقلال باشد را به همراه مدارک مورد نیاز و اقرارنامه استقلال به شرکت معرفی نمایند. شرکت مکلف است ظرف مدت ۵ روز از تاریخ دریافت مدارک مزبور، احراز شرط استقلال را بررسی و نتایج را به عضو حقوقی مربوطه و سازمان اعلام نماید.
فصل پنجم: پاسخگویی و افشای اطلاعات
ماده (۲۶) : هيأت مدیره موظف است رويه‌اي را در شركت مستقر كند تا از رعايت كامل الزامات افشاي اطلاعات مقرر در قانون بازار اوراق بهادار جمهوري اسلامي ايران و آيين‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌هاي آن و ساير قوانين و مقررات موضوعه اطمينان حاصل كند.
ماده (۲۷) : شرکت باید اطلاعات موضوع این مقررات را پس از ارائه به سازمان، در سایت اینترنتی خود نیز منتشر كند. مدیرعامل و اعضای هيأت مدیره در اطلاع‌رسانی مسئولیتي مشترک دارند.
ماده (۲۸) : اطلاعات بااهمیتی از قبیل نام، مشخصات کامل، تحصیلات، تجارب و مدارک حرفه‌ای اعضای هيأت مدیره و مدیرعامل، موظف یا غیرموظف بودن آنان، مستقل بودن آنان، میزان مالکیت سهام آنان در شرکت به اصالت یا به نمایندگی، عضویت در هيأت مدیرة سایر شرکت‌ها و همچنین تمام دریافت‌های آنان از شركت و یا شرکت‌های فرعی و وابسته شامل حقوق و مزایا – در صورت وجود – باید به نحو مناسب در سایت شرکت و در یک يادداشت جداگانه در گزارش سالانه به مجمع عمومي صاحبان سهام افشا شود.
ماده (۲۹) : هيأت مديره موظف است در گزارش خود به مجمع عمومي صاحبان سهام (گزارش فعالیت هیئت‌مدیره)، ضمن ارزیابی میزان تحقق برنامه‌های راهبردی، طي يادداشتي جداگانه، گزارش اقدامات شركت در رابطه با رعايت اصول راهبري شركتي موضوع اين دستورالعمل را ارائه كند.
تبصره۱: در صورتی که بدلیل عدم وجود شرایط لازم برای انتخاب مدیر مستقل، شرکت نتوانسته در ساختار هیئت‌مدیره خود مدیر مستقل داشته باشد، می‌بایست در گزارش فعالیت سالانه خود این موضوع را افشا نموده و دلایل آن را اعلام نماید.
تبصره۲: در صورت انجام گزارشگری یکپارچه، گزارش اقدامات شرکت در رابطه با اصول راهبری شرکتی مطابق با اصول گزارشگری یکپارچه انجام می‌شود.
——————————————————-
(۱) منظور از سهامدار عمده در این دستورالعمل، «سهامدار دارای کنترل» می‌باشد.
