چيستي و چرايي استفاده از سامانه هاي فروش ( ۱ )

صندوق فروش (POS ) براي نخستين بار توسط صاحب يك رستوران آمريكايي به نام جيمز ريتتي ، پس از جنگ هاي داخلي آمريكا اختراع شد ؛ در حقيقت او مي خواست با اينكار از سرقت پول توسط كارمندانش جلوگيري كند . اين صندوق هاي فروشگاهي اوليه كاملا مكانيكي بوده و قبض رسيد ارايه نمي كردند . کارمند مجبور بود تا در هر بار انتقال وجه به صندوق پول شمار مبلغ فروش را در آن ثبت نمايد، و زماني که کليد را بطور کامل در آن قرار مي‌داد، کشو باز شده و زنگ مي‌زد، و به مدير خبر مي‌داد که فروش در حال انجام است.

آن ماشينهاي اصلي چيزي جز ماشينهاي ساده محاسباتي نبودند. اما كم كم با آشكار شدن مظاهر توسعه يافتگي در برخي كشورها و اهميت يافتن مقولاتي از جمله مشتري مداري ، احترام به حقوق شهروندان و شفافيت مبادلات اقتصادي در اين كشورها ، موضوع ارايه صورتحساب يا فاكتور به خريدار مورد توجه قرار گرفت و صندوق هاي فروش در كنار كاركردهاي قبلي ، كاركرد صدور صورتحساب يا فاكتور را نيز پيدا كردند ؛ ضمن اينكه با تحقق اين امر ، نظام هاي مالياتي نيز با تكيه بر اين كاركرد مي توانستند نسبت به وصول ماليات دقيق از صاحبان درآمد و مصرف كنندگان كالا و خدمات نيز اقدام نمايند. امروز بيش از ۱۳۰ سال از آن تاريخ مي گذرد و سامانه هاي فروشگاهي همگام با تحولات حوزه اقتصاد و تجارت و متناسب با نوع نظام هاي مالي و شيوه هاي حسابداري كشورهاي مختلف ، دچار تغييرات اساسي گشته و در شكل يك فناوري جديد الكترونيكي براي اهالي كسب و كار و بنگاه هاي اقتصادي ، موضوعي شناخته شده است . سامانه فروشگاهي ، به صندوق فروش (POS)يا رايانه اي كه داراي نرم افزار فروشگاهي بوده و جهت ثبت اطلاعات خريد و فروش روزانه و هزينه و نگهداري موجودي کالا در يك واحد شغلي مورد استفاده قرار مي‌گيرند، اطلاق مي‌گردد. صندوق فروشگاهي اغلب به ترازو، اسکنر بارکد، پيشخوان و به پايانه‌هاي کارت بدهي يا کارت اعتباري متصل است. به طور فزاينده اي، صندوق‌هاي فروشگاهي اختصاصي جايگزين کامپيوتر‌هاي چندکاره داراي نرم افزار مي‌شوند. بديهي است ، استفاده از سامانه ها يا ماشين هاي مكانيزه فروش ( POS ) ، شيوه اي ايده آل و مقرون به صرفه براي نگهداري اطلاعات حساب و فروش صاحبان مشاغل محسوب مي گردد . شيوه اي که با کمترين هزينه و بدون اتلاف وقت خريدار و فروشنده ، اطلاعات را ثبت و حتي جهت ارايه به ادارات ، بانكها و تشكل ها و دستگاه هاي اقتصادي و نظارتي حفظ مي نمايد . ارايه صورتحساب يا فاکتور خريد توسط صاحبان مشاغل مزاياي متعددي براي شهروندان دارد . اين امر باعث شفافيت مبادلات تجاري ، مستندسازي هزينه خريد به نفع خريدار و صرفه جويي در وقت و هزينه مشتريان شده و همچنين از اعمال سليقه فروشندگان در قيمت گذاري کالا و خدمات جلوگيري بعمل مي آورد . به طور کلي سامانه هاي فروش در کشورهاي پيشرفته ، از ويژگي هاي استاندارد و مورد تاييد شبکه بانکي و نظام مالياتي برخوردار بوده و استانداردهاي لازم سخت افزاري و نرم افزاري در آن مورد توجه قرارگرفته است. سامانه هاي فروش ، با توجه به اتصال به شبکه بانکي کشور ، همچنين امکان خريد مشتريان از طريق کارت هاي اعتباري و کارت هاي متصل به شبکه شتاب را ميسر مي نمايند که اين امر خود اثرات قابل توجهي در صرفه جويي در وقت و هزينه شهروندان و گسترش تجارت الکترونيکي در کشور دارد . همچنين بکارگيري سامانه هاي فروش توسط صاحبان مشاغل ، به ويژه براي اجراي نظام هاي نوين مالياتي که عمدتا بر پايه مصرف و فروش قرار گرفته اند نيز اهميت بسياري دارد . از اين رو ، در تمام کشورهاي اجرا کننده نظام ماليات بر ارزش افزوده ، استفاده از سامانه هاي فروش براي تمامي صاحبان مشاغل الزامي است . در حال حاضر با فراگير شدن استفاده از سامانه هاي فروش در کشور ، و اجراي نظام بانکداري الکترونيکي شهروندان قادر خواهند بود ضمن صرفه جويي در وقت و هزينه ، نسبت به انجام امور بانکي و مالياتي خود از طريق سامانه ها و فناوري هاي نوين اقدام كنند. صندوق هاي فروش يا نرم افزارهاي تهيه شده به اين منظور، بايد حد اقل داراي توانايي‌هايي باشد كه از آن جمله مي توان به درج نام و نشاني واحد صنفي و تاريخ صدور در قبض ( يا فاكتور) مخصوص مشتري ، درج مشخصات كامل كالاي فروخته شده در قبض مخصوص مشتري ( شامل نام كالا، قيمت واحد و كل، وزن يا حجم يا متراژ يا …. و همچنين مشخصات كيفي مانند درجه يك يا درجه دو يا درجه سه ) ، درج مشخصات كامل خدمت ارايه شده به مشتري در قبض ، و درج تلفن رسيدگي به شكايات در زير قبض مخصوص مشتري اشاره كرد . همچنين دستگاه يا برنامه نرم افزاري تهيه شده بايد به گونه اي باشد كه فروشنده به هيچ وجه توانايي دخل و تصرف در اطلاعات وارده را نداشته باشد. همچنين توانايي گزارش دهي و محاسبه فروش روزانه يا ماهانه و همچنين توانايي گزارش دهي موردي را نيز داشته باشد .

مجيد امين الرعايا جزه