سوء‌استفاده و تقلب و مشكلات آنها براي شركت‌ها
مامور تداركات شركت آلفا طي سال مالي منتهي به ۲۹ اسفند‌ماه ۱۳۹۰، در فاكتورهاي خريد و هزينه، دستكاري‌هاي فراوان كرده است تا بتواند مبالغ بيشتري را از شركت دريافت كند.
.
سوء‌استفاده و تقلبات او به روش‌هاي مختلفي بوده از جمله تغيير در تعداد اقلام خريداري شده، تغيير مبالغ درج شده در فاكتورها به روش‌هاي مختلف براي مثال اضافه كردن يك يا چند صفر بعد از هر مبلغي (البته در سمت راست مبالغ) و اضافه كردن اعداد يك تا ۹ در سمت چپ مبالغ فاكتورها و همچنين ارائه دادن فاكتورهاي واهي به شركت و اخذ مبالغ آنها. البته سوء‌استفاده‌هاي ديگري نيز در همين زمينه‌ها انجام داده كه در اينجا نيازي به يادآوري آنها نمي‌بينم. بايد توضيح دهم كه تغيير مبالغ فاكتورها در مواردي بسيار ناشيانه صورت گرفته كه حتي يك كمك حسابرس هم به سادگي متوجه اين دستكاري‌ها در فاكتورها مي‌شود.موسسه حسابرسي معتبري طي حسابرسي ضمني خود متوجه بسياري از اين دستكاري‌ها در فاكتورها شده است و كليه موارد كشف شده را همراه با اسناد و مدارك مربوطه به مديريت شركت اطلاع داده است.
.
حسابرس مستقل شركت به مديريت شركت آلفا پيشنهاد كرده است كه از ابتداي سال مالي ۱۳۹۰، كليه فاكتورهاي خريد و هزينه به دقت بررسي و هرگونه موارد دستكاري شده در آنها را كشف و طي اسناد حسابداري اصلاحي، به حساب‌هاي مربوطه، از جمله به بدهكار حساب مامور خريد منظور شود. حسابرس مستقل شركت طي نامه‌اي به مديريت شركت آلفا اطلاع داده است كه اينگونه سوء‌استفاده‌ها علاوه بر ضرر مالي مستقيم به شركت، در صورتي‌كه توسط مميز سازمان امور مالياتي كشور كشف شود، به عنوان دستكاري در حساب‌ها و حساب‌سازي تلقي خواهد شد و عواقب مالياتي آن براي شركت بسيار گران تمام خواهد شد. حسابرس مستقل شركت همچنين درخواست كرده است كه در مورد آن مامور تداركات نيز تصميمات مقتضي گرفته شود.
.
حسابرس مستقل شركت طي نامه‌اي به مديريت شركت اعلام كرده كه وقوع چنين سوء‌استفاده‌هايي در شركت‌هايي كه كنترل‌هاي داخلي آنها ضعيف است يا اصولا هيچ‌گونه كنترلي وجود ندارد، بسيار طبيعي است. حسابرس مستقل شركت به هيات مديره شركت آلفا پيشنهاد كرده است كه اولا كليه سيستم‌هاي كنترل‌هاي داخلي شركت توسط اشخاص متخصص خارجي (و نه از كادر خود شركت) بررسي و موارد ضعف كنترل‌هاي داخلي در شركت را همراه با پيشنهادهاي سازنده براي جلوگيري از هر گونه سوء‌استفاده به اطلاع مديريت برسانند.
.
يكي از پيشنهادهاي منتج از بررسي سيستم‌هاي كنترل‌هاي داخلي شركت، ايجاد قسمت حسابرسي داخلي مستقل در شركت است كه گزارش‌هاي خود را به طور مرتب در طي سال به اطلاع اعضاي موظف و غير‌موظف هيات مديره شركت برساند.
.
كلام آخر و نتيجه گيري: در هر شركت، سازمان يا محلي كه كنترل‌هاي داخلي قوي وجود نداشته باشد يا اصولا كنترل‌هاي داخلي وجود نداشته باشد، احتمال سوء‌استفاده و تقلب بسيار است. اصولا هر شخصي كه در هر محلي كار مي‌كند، پس از مدتي به ضعف‌هاي موجود در كنترل‌هاي داخلي آن سازمان پي مي‌برد و در صورتي كه آن شخص، شخص خلاف كاري باشد، يكبار سوء‌استفاده مي‌كند و هر گاه مي‌بيند كه سوء‌استفاده او كشف نشد، براي بار دوم و سپس براي هميشه به اين كار خلاف ادامه مي‌دهد. بنابراين، هميشه بايد كاركنان هر سازماني بدانند كه كار آنها به طور دائم و مستمر توسط اشخاص ديگر كنترل مي‌شود. ايجاد قسمت حسابرسي داخلي، ايجاد كنترل‌هاي داخلي مناسب توسط متخصصين اين امر و حسابرسي شدن صورت‌هاي مالي يك سازمان توسط يك موسسه حسابرسي مستقل، براي جلوگيري از بسياري از سوء‌استفاده‌ها مي‌تواند بسيار سودمند باشد. البته مديريت شركت‌ها و سازمان‌ها هم بايد با كاركنان خطا كار به شدت هر چه بيشتر (البته از طرق قانوني) برخورد كرده تا درس عبرتي براي كليه كاركنان آن شركت يا سازمان شود و در اين باره نبايد كوچك‌ترين گذشتي صورت گيرد.
بايد اضافه كنم كه كنترل‌هاي داخلي مناسب و خوب، كابوسي است براي كساني كه قصد سوء‌استفاده و تقلب دارند.
.
دو مثال از تجربه كاري خود را در اينجا مي‌نويسم:
۱- سال‌ها قبل كه به عنوان حسابرس در يك شركت بزرگ حسابرسي مي‌كردم، يك روز نزد رييس حسابداري شركت بودم و سوالاتي را از او مطرح مي‌كردم. در اين حين، انبار دار شركت (مسوول انبار لوازم يدكي كه يك انبار بسيار بزرگ با گردش اقلام بسيار زياد بود) نزد حسابدار آن شركت آمد و در مورد مشكلات كارت‌هاي انبار كه در انبار وجود داشت و مقدار موجودي‌ها، سوالاتي به عمل آورد. در آخر سوالات، انباردار از رييس حسابداري شركت سوال كرد كه قسمت حسابداري چه اطلاعاتي در مورد موجودي لوازم يدكي در انبار نگهداري مي‌كند. پاسخ رئيس حسابداري اين بود: «ما هيچ‌گونه سوابقي در مورد موجودي انبار لوازم يدكي نداريم»! شما خواننده گرامي، به خوبي مي‌توانيد بقيه داستان را حدس بزنيد.
.
۲- سال‌ها قبل كه در شركتي حسابرسي مي‌كردم، در حسابرسي ضمنمي كشف شد كه مسوول حقوق و دستمزد شركت رقم بسيار بالايي را سوء‌استفاده كرده بود. مطلب را به مديريت شركت اطلاع داديم. مديريت شركت نيز فورا از آن كارمند خواست كه كل مبالغ سوء‌استفاده كرده را فورا به حساب بانكي شركت واريز نمايد و از همان لحظه محل شركت را ترك كند تا اقدامات قانوني مقتضي در مورد او به‌عمل آيد. لازم به توضيح است كه اين كارمند خاطي، تا چند ماه ديگر بايد با ۳۰ سال سابقه كاري از آن شركت بازنشسته مي‌شد! چه چيزي باعث شده بود كه اين كارمند، در زماني كه داشت از آن شركت باز نشسته مي‌شد، دست به چنين عملي بزند. پاسخ من، اول حماقت اين شخص و دوم ضعف عمده در كنترل‌هاي داخلي آن شركت بود.
.
در ابتداي هر كتاب حسابرسي معتبر نوشته شده كه وجود ضعف در كنترل‌هاي داخلي در هر سازماني ممكن است كاركنان صادق و درستكار را به سوء‌استفاده و تقلب ترغيب كند.
پيشنهادي كه به كليه سازمان‌ها و شركت‌ها دارم اين است كه براي قوي كردن كنترل‌هاي داخلي سازمان‌ها و شركت‌هاي خود از افراد متخصص (غير از كاركنان خود آن سازمان يا شركت) استفاده كنند. درست است كه در ابتدا بايد مبلغي را براي اين منظور خرج كرد، ولي استفاده آن بسيار و بلند‌مدت است.
.
اين هم يك جمله بسيار جالب از مديريت شركتي كه بيش از صد نفر سهامدار داشت و گردش نقدينگي در آن بسيار بالا بود: «ما به گزارش حسابرس مستقل و نامه مديريت او هيچ نيازي نداريم. مطمئن باشيد گزارش‌هايي كه حسابرس مستقل به ما مي‌دهد، هيچكس آنها را مطالعه نمي‌كند و اهميتي براي آنها قائل نيست. تنها علتي كه از حسابرسان مستقل دعوت به‌عمل آورده‌ايم كه صورت‌هاي مالي اين شركت را حسابرسي كنند، اجباري است كه به ما تحميل شده و ما هزينه حسابرسي را يك هزينه كاملا اضافي و بي‌جا مي‌دانيم»! خواننده عزيز، خود شما به وضوح و سادگي مي‌توانيد گفته‌هاي مدير را تفسير كرده و عواقب آن را در آن شركت حدس بزنيد. همان‌طور كه در بالا گفتم، كنترل‌هاي داخلي خوب در هر سازمان و شركتي، بلاي جان و كابوس افرادي است كه احتمالا قصد سوء‌استفاده و تقلب در آن سازمان يا شركت را دارند.
.
گارو هوانسيان‌فر – عضو پيوسته انجمن حسابداران خبره مديريت انگلستان
دنياي اقتصاد
