مراحل کلی کار با سامانه نحوه نوشتن دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

مراحل کلی کار با سامانه نحوه نوشتن دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴

پیرو بخشنامه شماره ۲۰۰/۱۷۳۳/ص مورخ ۱۴۰۴/۲/۲ سازمان امور مالیاتی مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند گام خلاصه می‌شود که در ادامه هر یک از این مراحل توضیح داده می‌شود.

۱-ورود به سامانه

https://dafater-tejari.tax.gov.ir/tax-files/list/index
برای ورود به سامانه، کاربران باید ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir مراجعه کنند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.

۲-دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید

قالب اکسل شامل اطلاعات زیر است که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شود:
o کد حساب کل
o عنوان حساب کل
o کد حساب معین
o عنوان حساب معین
o کد حساب تفصیلی
o عنوان حساب تفصیلی
o گردش بدهکار (ریال)
o گردش بستانکار (ریال)
o تاریخ گردش حساب

۳- دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
برای تکمیل فایل اکسل، کاربران باید موارد زیر را رعایت کنند:

o اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.
o عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.
o ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
o در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
o فایل‌های دارای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
o فرمت تاریخ گردش: YYYY/MM/DD (مثال: ۱۴۰۳/۱۲/۲۰)
o تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.

۴- فرآیند بارگذاری فایل
انجام تنظیمات

قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:

نوع فایل: اکسل یا CSV
فرمت جداکننده (Delimiter) (در صورت انتخاب فرمت CSV)
تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

۵-بارگذاری و پیش‌نمایش فایل
در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند.

برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
o تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
o ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.
o در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
o پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.

۶- مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
تاریخ پایان سال مالی
بازه زمانی گردش حساب‌ها
تاریخ بارگذاری فایل
وضعیت فایل بارگذاری‌شده: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
آیکون هشدار (!) (برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری)
آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)