کنترل های داخلی حسابهای بانکی
هر چند که با وجود کنترل های متعدد نیز احتمال سوء استفاده به صفر نخواهد رسید ، لیکن بدون شک ایجاد موانع متعدد و اعمال کنترل های داخلی تا جائیکه موجب بروز تاخیرات طولانی در روند اجرای کارها نگردد ، ضریب ایمنی کار را به طور قابل توجه ای افزایش داده و احتمال سوءاستفاده را کاهش خواهد داد .
اهداف برقراری کنترل های داخلی
به طور کلی اهداف زیر از برقراری کنترل های داخلی مناسب در مورد حساب بانکها مد نظر می باشد :
۱- برنامه ریزی مناسب جهت گردش عملیات چک
۲- نگهداری صحیح حساب
۳- حفاظت فیزیکی مناسب از دسته چکها
۴- تهیه به موقع صورت مغایرات بانکی و توجه به اقلام باز
۵- پیش گیری از جعل و سوءاستفاده از چکهای دولتی
۶- کشف سریع و به موقع هرگونه جعل و سوءاستفاده احتمالی
کنترل های داخلی حسابهای بانکی
به منظور نیل به اهداف فوق لازم است ، به موارد زیر توجه ویژه ای معمول گردد :
۱- کلیه حسابهای بانکی با مجوز خزانه مفتوح شده و به هیچ وجه از حسابهای غیر رسمی و غیر مجاز استفاده نشود .
۲- از نگهداری حسابهای غیر فعال ( راکد) بانکی جلوگیری به عمل آید و در هنگام مسدود نمودن حسابها ، ضمن هماهنگی با خزانه ترجیحا چکهای استفاده نشده به بانک مربوطه مسترد گردد.
۳- حداقل در پایان هر ماه صورتحساب لازم از بانکها اخذ و کنترل های لازم اعمال گردد.
۴- در پایان هر ماه صورت مغایرات بانکی توسط فردی مستقل ازمتصدیان صدور چک و صدور سند تهیه و تنظیم گردد.
مغایرات بانکی
در تهیه و تنظیم صورت مغایرات بانکی توجه به نکات زیر ضروری است :
– کلیه دریافتها و پرداختهای مندرج در دفتر بانک و صورتحساب بانکی می بایست به ریز با یکدیگر تطبیق داده شوند و به صرف تطبیق مانده مندرج در صورتحساب با دفاتر و یا واضح بودن تفاوت نباید از تهیه صورت مغایرات بانکی خودداری کرد .
– شرح و شماره چکها و حواله های مندرج در دفاتر و صورتحساب دقیقا با یکدیگر مقایسه شوند .
– اقلام برگشتی اعم از اقلام مندرج در دفاتر و یا صورت حساب بانک ، دقیقا مورد بررسی قرار گیرد .
– اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک از حساسیت ویژه ای برخوردار می باشد . لذا چنانچه پس از تنظیم مغایرات بانکی اینگونه اقلام بیش از کارمزدهای بانکی و هزینه دسته چک بود ، متصدی مربوطه می بایست سریعا موضوع را بررسی و معیین نماید که چگونه بدون صدور سند حسابداری وجوهی از حساب برداشت شده است .
– اقلام غیر عادی و سنواتی موجود در صورت مغایرات بانکی در هر ماه استخراج و دقیقا بررسی گردد و علت های آن مشخص شود .
– برابر دستورالعمل وزارت امور اقتصادی و دارائی ، چک هائی که بیش از ۶ ماه از تاریخ صدور آنها سپری شده ابطال و به حساب ۶ خزانه واریز گردند .( عاملین مسئول امور مالی اینگونه چک ها را ابطال و با ارائه رسید دریافت وجه ذینفع ، مبلغ مورد نظر را به حساب اداره کل و یا مدیریت مالی متبوع واریز نمایند ).
– حتی المقدور با شعب بانکهای عامل هماهنگ شود که از واریز وجه نقد بدون فیش های ممهمور به مهر امور مالی خودداری گردد و در صورت واریز و عدم تشخیص موضوع واریزی ، پس از اعمال روشهای لازم به منظور شناسائی واریز کننده و موضوع واریزی ، در صورت عدم کسب نتیجه لازم مبلغ واریز شده می بایست در اسرع وقت به حساب ۳۵ خزانه به نام خزانه تمرکز وجوه نامشخص واریز گردد .( عاملین مسئول امور مالی مکلفند وجوه فوق را پس از اعمال ترتیبات پیش گفته ، طی یک فقره چک به اداره کل و یا مدیریت امور مالی متبوع خود تحویل نمایند ).
– صورت مغایرات هر ماه با ماه قبل مقایسه و اقلام رفع مغایرت شده مورد بررسی قرار گیرد .
– صورت مغایرات بانکی توسط فردی مسئول و جدا از تهیه کننده ی آن مورد بررسی قرار گیرد.
– وظائف صدور چک ، صدور سند ، و نگهداری دسته چکهای استفاده نشده از یکدیگر مستقل باشند.
