تذکرات بسیار مهم که می بایست در زمان پذیرش اینترنتی ملاک عمل قرار گیرد و مواردی که باعث رد پذیرش و عودت صورتجلسه می گردد.
۱- در زمان ارسال همزمان صورتجلسات متعدد دقت گردد که برای هریک پذیرش اینترنتی صورت گرفته باشد. در غیر این صورت کلیه صورتجلسات از طریق پست عودت می گردد.
۲- عدم تکمیل مشخصات کامل کلیه سهامداران و اشخاص حقیقی دیگر اعم از نمایندگان اشخاص حقوقی و مدیران شرکت یا موسسه باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد.
۳-عدم تایپ کامل متن صورتجلسه در قسمت مشخص شده باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد. (متن تایپ شده با اصل صورتجلسه می بایست مطابقت کامل داشته باشد.)
۴- عدم دقت در انتخاب نوع شرکت و موسسه و عدم تطابق عنوان صورتجلسه انتخابی در سامانه و فیزیک ارسالی توسط پست که در نتیجه باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد.
۵- عدم ارسال اصل صورتجلسه و استفاده از تصاویر معمولی یا برابر با اصل شده که باعث رد پذیرش و عودت آن توسط پست می گردد.
۶- مغایرت متن صورتجلسه ورود اطلاعات شده با اصل صورتجلسه ارسالی که در این صورت باعث رد پذیرش و عودت از طریق پست می گردد.
۷-با توجه به اینکه «نام شرکت یا موسسه» از ارکان اصلی آنها می باشد لذا در صورت درخواست تغییر آن پیشنهاد می گردد که صورتجلسه ای که این تصمیم در آن واقع شده است صرفا همین تصمیم را داشته باشد چرا که در صورت وجود عین یا مشابهت در نام پیشنهادی سایر تصمیمات نیز قابلیت رسیدگی نخواهند داشت.
۸- ارائه برگ اعلام ضبط نقل و انتقال سهام در پرونده و در قالب مواد ۳۹ و ۴۰ صرفا با ارائه صورتجلسه واحد در این خصوص امکان پذیر است لذا در صورت همزمانی سایر تصمیمات با نقل و انتقال سهام با توجه به اینکه مورد ثبت و آگهی ندارد امکان صدور این برگه وجود ندارد.
۹- به هیچ وجه از عناوین ترکیبی صورتجلسات در یک صورتجلسه استفاده ننمائید (از قبیل مجمع عمومی فوق العاده و عادی بطور فوق العاده ، مجمع عادی بطور فوق العاده و هیئت‌مدیره و …) چرا که باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه می گردد.
۱۰-با توجه به حجم بالای پاکات ارسالی شماره رهگیری صادره از سامانه یکی از ارکان شناسایی و پذیرش درون سازمانی می باشد و عدم الصاق رسید حاوی آن بر روی پاکت یا ناخوانا بودن شماره رهگیری بعلت تصویر کمرنگ آن باعث رد پذیرش و عودت پاکات می‌گردد.
۱۱- در صورتیکه چندین صورتجلسه همزمان پذیرش نموده اید قسمت فوقانی رسید خود را که حاوی شماره رهگیری است بریده و همگی را در روی یک پاکت بچسبانید و صرفا با یک پاکت ارسال نمائید.
۱۲- در صورت مشاهده مواردی که شماره ثبت و شناسه ملی شرکت یا موسسه شما به دلایلی همخوانی نداشته یا دارای تعدد شناسه ملی می باشد و در نتیجه امکان پذیرش ندارید به واحد تعیین نام شناسه ملی مستقر در اداره تعیین نام مراجعه نمائید.
۱۳- با توجه به اینکه رسید پذیرش اینترنتی حاوی آخرین اطلاعات چگونگی اقدامات بعدی شماست و به روز رسانی می شود لذا کاملا آنرا مطالعه کرده و صرفا به مطالعات قبلی خود اکتفا نکنید.
۱۴-عدم ارسال اصل وکالتنامه ها یا کپی برابر با اصل آنها در زمان ارسال صورتجلسات که دارای امضائات وکالتی بوده یا امضاء ذیل دفاتر در زمان ثبت منوط به آنها می باشد به دلیل عدم امکان الحاق آنها به پرونده الکترونیکی و داده آمایی آنها باعث خواهد شد نتوانند به آنها در امضاء دفاتر یا رسیدگی کارشناس با ابراز بعدی استناد نمایند لذا دقت گردد کلیه مدارک پس از پذیرش اینترنتی در زمان ارسال صورتجلسه ضمیمه گردد.
۱۵-در صورت تشخیص عدم تطابق تاریخ درج شده در سامانه و تاریخ اصل صورتجلسه در زمان پذیرش درون سازمانی موجبات رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه از طریق پست را فراهم می آورد.
منبع:پایگاه اطلاع رسانی اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری