بخشنامه ۶۷۴۲۲/۹۲ مورخ ۱۵/۴/۹۲ ( نحوۀ بررسی آگهی های دعوت مجامع عمومی)

0 90

آگهی دعوت مجامع عمومی می بایستی دارای شرایط ذیل باشد :


ادارات کل محترم ثبت اسناد واملاک  استان …….

موضوع – نحوه بررسی آگهی های دعوت مجامع عمومی

سلام علیکم ؛

      احتراما با عنایت به استاندارد سازی و عملیاتی نمودن فرایند ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری و ایجاد رویه واحد ، در بررسی های کارشناسی ، یکی از ابهامات و مشکلاتی که از سوی مسئولین و متصدیان مراجع ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری واصل گردیده است در خصوص نحوه بررسی آگهی های دعوت مجامع عمومی اعم از مجمع عمومی موسس و عادی و فوق العاده در رعایت ماده ۱۰۰ لایحه اصلاحی قانون تجارت و سایر مواد قانونی در شرکت ها  می باشد ، از آنجا که در برخی موارد کارشناسی صورتجلسات بدون تطبیق مواد قانونی و تصریح قانونگذار انجام می پذیرد و موجب بروز مشکلات و اختلافات ثبتی و حقوقی و همچنین تضییع حقوق اشخاص ذینفع می گردد  ، لذا مقتضی است ، بمنظور جلوگیری از اختلاف نظر و اعمال سلیقه در بررسی آگهی های دعوت مجامع عمومی و رعایت مواد قانونی مرتبط لایحه اصلاحی قانون تجارت ، بشرح ذیل اقدام گردد .

آگهی دعوت مجامع عمومی می بایستی دارای شرایط ذیل باشد :

الف – مشخصات کلی آگهی دعوت مجامع عمومی

۱-    در آگهی دعوت مجامع عمومی نام کامل شرکت ذکر شده باشد .

۲-    در آگهی دعوت نوع شرکت ( سهامی عام یا خاص ) الزاما ذکر شده باشد . (رعایت تبصره ماده ۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت )

۳-    در آگهی دعوت مجامع عمومی شماره ثبت ذکر شود . ( رعایت ماده ۲۲۰ قانون تجارت )

۴-    در آگهی دعوت دستور جلسه به صورت مصرح بیان شود .

۵-    نوع مجمع عمومی در آگهی دعوت ذکر گردد .

۶-     در آگهی دعوت تاریخ و ساعت تشکیل جلسه ذکر شود .

۷-    محل تشکیل جلسه مجمع می بایستی به صراحت در آگهی دعوت قید گردد .

۸-    آگهی دعوت  می بایستی دارای مقام دعوت کننده باشد .

۹-    آگهی دعوت در روزنامه کثیر الانتشار شرکت چاپ و منشر شده باشد .

ب- موارد مربوط به تاریخ و مواعد آگهی دعوت

۱-    زمان تشکیل جلسه مجمع عمومی با قید ساعت و تاریخ  دقیق در متن آگهی دعوت  جهت انطباق با صورتجلسه مربوطه اعلام گردد .

۲-    چنانچه دو مجمع عمومی ( عادی و فوق العاده ) که دارای صلاحیت جداگانه و اختصاصی می باشند ، در یک روز تشکیل گردند می بایستی ساعت تشکیل مجزا و دستور جلسه مشخص ومصرح  بیان شده باشد و صورتجلسات مجزا نیز به تبع آن تنظیم و ارائه گردد .

۳-    فاصله بین زمان انتشار دعوت مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن حداقل ۱۰ روز و حداکثر ۴۰ روز می باشد ( رعایت ماده ۹۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت )

۴-    استناد به مقررات مواعد در قانون آیین دادرسی مدنی در مورد مهلت در ماده ۹۸ قانون تجارت توجیه قانونی ندارد.

۵-    اساسنامه شرکت نمی تواند حداقل مواعد مقرر در ماده ۹۸ (از ۱۰ روز کمتر) و حداکثر را (از ۴۰ روز بیشتر )پیش بینی نماید . در صورت مغایرت مواعد مذکور مقررات قانون تجارت حاکم می باشد .

۶-     ساعت و تاریخ تشکیل مجمع عمومی در آگهی دعوت نباید با ساعت و تاریخ تشکیل مجمع در صورتجلسه  تنظیمی مغایر باشد .

۷-    در مواقعی که کلیه صاحبان سهام در مجمع حاضر باشند نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست .

۸-    هر گاه در مجامع عمومی تمام موضوعات مندرج در دستور مجمع مورد اخذ واقع نشود ، هیات رئیسه مجمع با تصویب مجمع  عمومی می تواند اعلام تنفس نموده و تاریخ جلسه بعد را که نباید دیرتر از دو هفته باشد، تعیین نماید ، تمدید جلسه ( تنفس ) محتاج به آگهی دعوت مجدد نیست .

پ – موارد مربوط به محل تشکیل  مجمع در آگهی دعوت  

۱-    محل تشکیل مجمع می بایستی  با نشانی کامل در آگهی دعوت قید شود .

۲-    چنانچه در متن آگهی دعوت محل تشکیل اقامتگاه و یا مرکز اصلی شرکت ذکر شده باشد می بایستی با متن صورتجلسه مطابق باشد .

۳-    تشکیل مجامع عمومی در محل شرکت ( اقامتگاه ) الزامی نیست .

۴-    چنانچه در متن آگهی دعوت نشانی کامل ذکر شده باشد بطوری که نام کامل ساختمان و یا کارخانه بصراحت بیان شده باشد و سهوا مغایرت در شماره پلاک در متن صورتجلسه بیان گردد ، با توجه به قرینه ای که وجود دارد ، اشتباه موثر تلقی نمی گردد  و مانع  ثبت صورتجلسات نمی گردد .

۵-    چنانچه محل تشکیل جلسه مجمع عمومی ، دفتر شرکت و یا دفتر اصلی شرکت و یا سایر عناوین ذکر شده باشد با توجه به تصریح ماده ۱۰۰ قانون مذکور نشانی کامل  می بایستی صراحتا اعلام گردد.

۶-     مغایرت و اشتباه در طبقات محل تشکیل جلسه در متن آگهی دعوت و صورتجلسه تنظیمی مرتبط ، چنانچه بدون قرینه باشد ، می تواند اشتباه موثر تلقی شود .

ج – موارد مربوط به دستور جلسه در آگهی دعوت

۱        – دستور جلسه می بایستی بصورت مشخص و مصرح در آگهی دعوت بیان گردد .

۲        – دستور جلسه در آگهی دعوت و صورتجلسه مجامع می بایستی با صلاحیت مجامع عمومی مطابق باشد :

اولا: صلاحیت مجمع عمومی موسس

 اول – تصویب طرح اساسنامه شامل نام و موضوع و محل وسرمایه و ارکان شرکت و نحوه انحلال وغیره

دوم – تصویب سرمایه شرکت و همچنین تایید واریز نقدی و تصویب سرمایه غیر نقدی

سوم – انتخاب اولین اعضای هیات مدیره

چهارم – انتخاب اولین بازرسین بازرس اصلی و علی البدل

پنجم – انتخاب اولین  روزنامه کثیر الانتشار شرکت

   با توجه به اینکه در شرکت سهامی خاص تشکیل مجمع عمومی موسس باستناد ماده ۸۲ لایحه اصلاحی قانون تجارت الزامی نمی باشد . لذا اولین مجمع تشکیل شده از لحاظ عرفی و ثبتی مجمع عمومی موسس تلقی می گردد .

ثانیا : صلاحیت مجامع عمومی عادی سالیانه و عادی بطور فوق العاده

اول – انتخاب اعضای هیات مدیره ،

دوم – تغییر کلی و یا تعدادی از اعضای هیات مدیره

سوم –  انتخاب عضو جانشین و یا علی البدل ویا فوت شده و مستعفی

چهارم- انتخاب بازرسین  شامل بازرس اصلی و علی البدل

پنجم – تغییر بازرس

ششم- انتخاب روزنامه کثیر الانتشار شرکت

هفتم – تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان

هشتم –انتخاب مدیر تصفیه بعد از انحلال (صرفا انتخاب مدیر تصفیه در زمان تصویب انحلال در مجمع عمومی فوق العاده نیز امکان پذیر می باشد )

نهم- انتخاب ناظر تصفیه در زمان انحلال

دهم – تصویب  ترازنامه  و حساب سود وزیان عملکرد و صورت مالی  مدیر تصفیه در زمان انحلال ( دراجرای ماده ۲۱۷ لایحه اصلاحی قانون تجارت )

     برخی از صلاحیت های مجمع عمومی عادی از امور داخلی شرکت می باشد و اقدام ثبتی برای آن پیش بینی نشده است مانند تعیین حق الزحمه مدیران و بازرسان و تصویب و یا عدم قبول عملکرد مالی مدیران و رسیدگی به تخلفات مدیران ، ایجاد نمایندگی ، انتخاب هیات رئیسه مجمع عمومی ، تصویب آیین نامه های داخلی و یا مالی و استخدامی ،  تایید نقل و انتقال سهام ، تقسیم سود بین اعضاء و یا اعطای پاداش و غیره لذا در موارد فوق چنانچه اگهی دعوت  منتشر و صورتجلسه مرتبط نیز تنظیم شده باشد ، با توجه به صلاحیت شکلی مراجع ثبت شرکت ها و عدم تعیین الزامات ثبتی اقدام ثبتی برای آن متصور نمی باشد .

ثالثا  – صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده

اول – تغییر اساسنامه ( تغییر کلی اساسنامه یا تغییر مواد اساسنامه مانند :  تغییر تشریفات دعوت و مجامع عمومی و نحوه نقل وانتقال سهام و نحوه رای گیری در مجامع  و و شرایط انحلال

دوم – تغییر در موضوع فعالیت و نام شرکت

سوم – تغییر در سرمایه شرکت اعم از تغییر مبلغ اسمی و یا تغییر تعداد سهام

چهارم – افزایش سرمایه

پنجم – کاهش سرمایه

ششم – ایجاد سهام ممتاز و یا تغییر نوع سهام ، تبدیل سهام عادی به ممتاز و یا بلعکس

هفتم – تبدیل سهام با نام به بی نام

هشتم – تبدیل سهام بی نام به با نام

نهم – تغییر در مدت فعالیت شرکت

دهم – تغییر تعداد اعضای هیات مدیره

یازدهم– انحلال شرکت و تعیین مدیر تصفیه و محل تصفیه

دوازدهم – ادغام شرکت

سیزدهم – تبدیل نوع شرکت از سهامی خاص به عام و سایر موارد

۱        – استفاده از عناوین کلی از جمله ( هر گونه تصمیمی که در صلاحیت مجمع عمومی می باشد) با توجه به عدم تصریح دستور جلسه ، اقدام ثبتی ندارد  .

۲        – چنانچه در دستور جلسه از عبارات انتخاب عضو هیات مدیره استفاده گردد می توان مفهوم انتخاب یک عضو یا چند عضو و یا انتخاب تمامی اعضای هیات مدیره را از آن متبادر نمود .

۳         – چنانچه در دستور جلسه از عبارات  انتخاب اعضای هیات مدیره و یا تکمیل اعضای هیات مدیره استفاده گردد ، می توان مفهوم انتخاب یک عضو یا چند عضو و یا انتخاب تمامی اعضای هیات مدیره را از آن متبادر نمود .

۴        – چنانچه در دستور جلسه از عبارات  انتخاب بازرس قانونی یا بازرسین  استفاده گردد می توان مفهوم   انتخاب بازرس اصلی و علی البدل و یا یکی از بازرسین را از آن متبادر نمود .

۵        – چنانچه در دستور جلسه از عبارت تصویب صورت های مالی و حساب سود و زیان استفاده گردد ، می توان مفهوم تصویب ترازنامه را از آن استفاده نمود .

۶        – چنانچه در دستور جلسه افزایش سرمایه ، طرق افزایش سرمایه قید شده باشد ، صورتجلسه مجمع فقط از همان طریق می تواند افزایش سرمایه دهد .

۷        – چنانچه در دستور جلسه کاهش سرمایه ، طرق کاهش سرمایه کاهش اختیاری  قید شده باشد صورتجلسه مجمع فقط از همان طریق ( ماده ۱۸۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت )می تواند کاهش سرمایه دهد و بالعکس اگر صرفا مشمول (ماده ۱۴۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت ) باشد فقط از همان طریق می تواند اقدام نماید .

ح- موارد مربوط به مقام دعوت کننده مجامع 

۱-    مقام دعوت مجامع عمومی شرکت سهامی حسب مورد  می تواند اشخاص  ذیل باشد :

موسسین ( ماده ۷۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت)

هیات مدیره  ( ماده ۹۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت  )

بازرسین ( ماده ۹۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت )

رئیس هیات مدیره ، (ماده ۱۲۰ لایحه اصلاحی قانون تجارت )

نایب رئیس هیات مدیره ،( تبصره ۲ ماده ۱۱۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)

حداقل یک پنجم سهامداران ( با تشریفات مقرر در قانون )ماده ۹۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت

مرجع ثبت شرکت ها (ماده ۱۳۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت)

مدیر تصفیه  (ماده ۲۱۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)

و ناظر (ماده ۲۱۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)

 یا دادگاه  (ماده مذکور) .

۲-    چنانچه مقام دعوت مجامع عمومی یک پنجم سهامداران باشد می بایستی مستندات ( شامل در خواست یک پنجم سهامداران جهت تشکیل مجمع از هیات مدیره و همچنین بازرس و گذشته مواعد مقرر در قانون تجارت ) اخذ گردد . جهت بررسی مواعد هر گونه ابلاغ و اطلاع ،  از جمله دریافت در خواست توسط مسئول دبیرخانه شرکت و مسئول دفتر هیات مدیره یا ابلاغ به هیات مدیره و بازرس و یا ارسال از طریق پست  و سایر موارد کفایت می نماید .

۳-     در رعایت ماده ۹۵ در خصوص مقام دعوت می توان ، از نام صاحبان  یک  پنجم سهام و یا از عنوان کلی دارنده گان یک پنجم سهام  در آگهی دعوت استفاده گردد .

د – سایر موارد مربوط به آگهی دعوت

نکته ۱– چنانچه تشریفات دعوت مجامع در اساسنامه با قانون تجارت مغایر باشد ، بعلت امری و تکلیفی بودن مواد مقرر در قانون تجارت ، مقررات قانون تجارت لازم الرعایه است . مگر در مواردی که اساسنامه  بصورت تکمیلی مطالبی دیگر بیان نموده باشد که در این صورت تشریفات تکمیلی نیز می بایستی رعایت گردد .

نکته ۲– چنانچه روزنامه کثیر الانتشار شرکت متعدد باشد می بایستی تشریفات دعوت در هر روزنامه بصورت جداگانه آگهی گردد .

نکته ۳– در دعوت های دو و سه نوبتی موضوع ماده ۷۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت ( مجمع عمومی موسس)  و موضوع ماده ۸۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت (مجمع عمومی فوق العاده) و ۸۷ لایحه مذکور ( مجمع عمومی عادی ) می بایستی نتیجه جلسه نوبت مقدم در آگهی موخر ذکر گردد .

نکته ۴– با عنایت به عدم تصریح  ، قانونگذار قید تاریخ جلسه نوبت اول در آگهی نوبت دوم الزامی    نمی باشد .

نکته ۵ – در صورتی که جلسه نوبت اول صحیح برگزار شده باشد و دعوت نوبت دوم به دلایل قانونی رد گردد ، تشکیل و آگهی دعوت نوبت دوم کفایت می نماید مشروط بر آنکه فاصله عرفی و تجاری جلسه نوبت اول و دوم مجا مع عمومی رعایت شده باشد  .

نکته ۶– در خصوص شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ، علاوه بر رعایت تشریفات دعوت قانون تجارت ، دعوت مجامع عمومی بر طبق اساسنامه مصوب و دستور العمل بورس می بایستی از طریق سامانه اینترنتی نیز دعوت بعمل آید .

نکته ۷- شرکت های دولتی بر طبق ماده ۳۰۰  لایحه اصلاحی  قانون تجارت تابع اساسنامه خود  می باشند .  لذا چنانچه در اساسنامه خود ، تشریفات دعوت و تشکیل مجامع مقررات خاصی در نظر گرفته شده باشد ، می بایستی مطابق اساسنامه اقدام و در غیر این صورت بر طبق لایحه اصلاحی قانون تجارت عمل می گردد.

             

مرتضي ادب

                                                                                                 مدير كل ثبت شركتها و موسسات غير تجاري



ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.