آغاز پروژه پرونده الکترونیک در سازمان تامین اجتماعی
مدیر پروژه پرونده الکترونیک سازمان تأمین‌اجتماعی، اجرای پروژه پرونده الکترونیک را تحولی جدی در خدمات تامین اجتماعی می‌داند که سهولت در دسترسی به اطلاعات و کاهش آسیب پذیری و ارتقای امنیت اطلاعات از اهداف اجرای این پروژه است.
به گزارش اداره‌کل روابط عمومی سازمان تأمین‌اجتماعی، به گفته سعید حسینی، مدیرکل نامنویسی و حسابهای انفرادی و مدیر پروژه پرونده الکترونیک تأمین‌اجتماعی، اجرای این پروژه حاصل مطالعات و بررسی‌های کارشناسی فراوان در تامین اجتماعی است. این پروژه در شعب ۶ و ۲۷ تهران به صورت پایلوت به اجرا درآمده است و بزودی در سایر شعب تهران نیز اجرایی خواهد شد.
حسینی اجرای پروژه پرونده الکترونیک را به دو بخش تقسیم می‌کند: پرونده‌های جدید و پرونده‌های گذشته.
پرونده‌های جدید متعلق به افرادی است که به تازگی تحت پوشش تأمین‌اجتماعی قرار می‌گیرند و به عنوان بیمه‌شده اصلی نامنویسی می‌شوند.
پرونده‌های گذشته نیز مربوط به بیمه‌شدگان فعلی تأمین‌اجتماعی است که پرونده‌های آنان از سنوات قبل تشکیل شده و با گذشت زمان بر صفحات این پرونده‌ها افزوده می‌شود.
الکترونیکی شدن پرونده‌های تأمین‌اجتماعی مزایای فراوانی دارد که سهولت دسترسی به اطلاعات بیمه‌شدگان در شعب سراسر کشور و حذف بسیاری از کارهای غیر ضروری ازجمله این مزایا است. علاوه بر اینکه الکترونیکی شدن پرونده‌ها مقدمه‌ای برای ارائه خدمات غیرحضوری خواهد بود.
مدیرکل نامنویسی و حسابهای انفرادی سازمان تأمین‌اجتماعی علاوه بر مزایای فراوان، الزام قانونی را از دیگر عوامل اجرای پروژه پرونده الکترونیک می‌داند که با مصوبه آبان ماه سال ۹۱ هیات مدیره تامین اجتماعی بوجود آمده است.
حسینی وجود ۲۸۰ نوع سند در پرونده‌های بیمه‌شدگان را باعث پیچیدگی اجرای پروژه می‌داند و می‌گوید که این ۲۸۰ نوع سند در ۲۷ کلاسه جای گرفته‌اند. برای اجرای این پروژه از سازمان‌های مختلف بازدید و با شرکت‌های آرشیوینگ مشورت شده است.
در حال حاضر پرونده‌های بیمه‌شدگان تأمین‌اجتماعی در بایگانی‌های شعب این سازمان در سراسر کشور نگهداری می‌شوند. با توجه به اینکه بیمه‌شدگان در ایام اشتغال به کار در کارگاه‌ها و شهرهای مختلف به فعالیت می‌پردازند، سوابق آنان نیز در شعب متعدد بایگانی می‌شود.
گردآوری سوابق بیمه‌ای از شعب متعدد و سوابقی که گاهی مربوط به دهها سال قبل است باعث بروز مشکلات و نارضایتی‌های فراوان برای بیمه‌شدگان در آستانه بازنشستگی می‌شود.
بر اساس آمار و ارقامی که مدیر پروژه پرونده الکترونیک تامین اجتماعی ارائه می‌دهد در حال حاضر بیش از ۳۱ میلیون پرونده فنی بیمه‌شدگان، مستمری‌بگیران و کارگاه‌های تحت پوشش تامین اجتماعی در شعب این سازمان موجود است. این پرونده‌ها به طور میانگین دارای ۸۰ برگ هستند که به معنی وجود حدود ۲ میلیارد و ۵۰۰ میلیون سند است که باید در این پروژه اسکن شوند.
حفظ این اسناد که از دهها سال قبل در بایگانی‌های تأمین‌اجتماعی نگهداری می‌شوند باعث بروز مشکلات و تنگناهای فراوان شده است.
به گفته مدیرکل نامنویسی و حسابهای انفرادی سازمان تأمین‌اجتماعی اگر برای نگهداری هر ۱۰۰ پرونده به یک متر فضا نیاز باشد؛ بالغ بر ۳۰ هزار متر مربع فضای اداری به بایگانی‌های تامین اجتماعی اختصاص داده شده است و تعداد زیادی از کارکنان تأمین‌اجتماعی نیز به نگهداری، جمع آوری و ارائه این اسناد مشغول هستند.
