سخني با صاحبان و مديران شركت‌ها (۱)
اين سري نوشتار یک بحث طولاني است كه از این پس در شماره‌هاي بعدي روزنامه دنياي اقتصاد دنباله مطالب آن را مطالعه خواهيد كرد. بنابراين، در صورت تمايل، مي‌توانيد دنباله مطالب اين نوشتارها را در آينده پيگيري كنيد.
.
البته اين نوشتارها لزوما پشت سرهم نخواهند بود و در بين آنها مطالب ديگري را نيز خواهم نوشت ولي اين مطالب يكي از اصلي‌ترين موضوعات نوشتارهاي مرا تشكيل خواهند داد زيرا ضرورت نوشتن آنها را به‌طور جدي حس مي‌كنم.
.
اين نوشتارها كه در مورد كنترلهاي داخلي است، موارد مختلفي است كه در شركت‌ها مشاهده كرده‌ام و لازم مي‌بينم كه به اطلاع ساير اشخاص علاقه‌مند برسانم (البته بدون ذكر نام شركت‌ها و نوع فعاليت آنها).
.
چنانچه خوانندگان گرامي مايل باشند، مي‌توانند درخواست‌هاي خود را در مورد مطالب خاصي كه آنها علاقه‌مند هستند تجربيات خود را در مورد آنها بنويسم، به صورت تلفني، E-mail، فكس يا ساير طرق به من اطلاع دهند و من در حد توان به خواسته‌هاي آنها پاسخ مثبت خواهم داد.
.
اين نوشتارها مي‌تواند نه تنها براي صاحبان و مديران شركت‌ها مفيد واقع شود، بلكه مي‌تواند براي افراد مختلف در شركت‌ها، حسابرسان، دانشجويان و مولفان و مترجمان كتب نيز سودمند باشد.
.
طي سال‌ها حسابرسي، مشاوره مالي و طراحي سيستم‌هاي مالي در شركت‌ها و صنايع مختلف خصوصي، به موارد مختلفي برخورد كرده‌ام كه آنها را براي آگاهي خوانندگان گرامي مي‌نويسم تا در صورت تمايل و در صورت مشاهده چنين مواردي در شركت‌هاي خود، اقدامات مقتضي را به عمل آورند.
.
يكي از مهم‌ترين موارد در كليه شركت‌ها، وجود كنترلهاي داخلي مناسب است. با وجود كنترلهاي داخلي مناسب و كافي، از بسياري از سوء‌استفاده‌ها جلوگيري مي‌شود و در نهايت هم مي‌توان اطمينان حاصل کرد كه صورت‌هاي مالي كه در اختيار صاحبان سرمايه و مديريت و ساير استفاده‌كنندگان قرار داده مي‌شود، تا حد بسيار بالايي قابل اتكا و اطمينان است بنابراین سعي مي‌كنم به كليه كنترلهاي داخلي لازم در شركت‌ها در نوشتارهاي خود بپردازم.
.
اين بار مي‌خواهم به تقسيم وظايف در شركت‌ها بپردازم. يكي از اساسي‌ترين كنترلهاي داخلي در هر شركتي، تقسيم وظايف است. يعني وظايف انجام امور شركت به نحوي تقسيم شود كه كاري را يك نفر از ابتدا تا پايان به تنهايي انجام ندهد.
.
كارها بايد طوري بين افراد در شركت‌ها تقسيم شود تا هر شخصي قسمتي از يك كار را انجام دهد و بقيه كار توسط شخص يا اشخاص ديگري انجام گيرد تا اگر اشتباه يا موردي (چه عمدي و چه سهوي) در انجام آن كار وجود دارد، توسط يكي از انجام دهندگان آن كار كشف و به مسوولان مربوطه گزارش شود.
.
هر قدر شركت‌ها از نظر فعاليت بزرگ باشند، تقسيم كار را مي‌توان به سادگي و بدون انجام هزينه‌هاي اضافي در آن شركت‌ها به نحو مناسب و مطلوب عملي کرد. بنابراين، اولين قدم اين است كه فعاليت‌هاي هر شركت را به قسمت‌هاي مختلف و جدا از هم تقسيم کرد به طوري كه هر قسمت، بخشي از كل فعاليت‌هاي يك شركت را انجام دهد و در هر قسمت، تا حد امكان تقسيم وظايف به نحو مطلوب صورت گيرد و هر شخصي قسمتي از يك كار را انجام دهد و بقيه آن كار توسط شخص يا اشخاص ديگري تكميل شود.
.
البته تقسيم وظايف بايد توسط اشخاصي صورت گيرد كه در امر كنترلهاي داخلي تخصص كافي داشته باشند. اصولا ايجاد كنترلهاي داخلي در هر سازمان بايد توسط اشخاص متخصص بيرون از آن سازمان صورت گيرد تا به هيچ وجه در ايجاد كنترلهاي داخلي نتوان راه‌هاي فرار از آنها را در نظر گرفت.
.
من، كنترلهاي داخلي هر سازمان را به صورت زنجير بسيار بلندي تصور مي‌كنم كه دور آن سازمان را پيچيده است و اين زنجير داراي حلقه‌هاي بسياري است و وجود هر كدام از اين حلقه‌ها براي برقراري سيستم كنترلهاي داخلي ضروري است. قصد و هدف من از اين نوشتارها، توضيح در مورد هر كدام از اين حلقه‌هاي زنجير بزرگ است.
.
كلام آخر و نتيجه گيري در مورد نوشتار شماره يك:
ايجاد كنترلهاي داخلي مناسب و كافي در هر شركت امري ضروري و اجتناب‌ناپذير است و يكي از بزرگترين قدم‌ها در اين رابطه، تقسيم وظايف در حد امكان بين قسمت‌هاي مختلف و كاركنان آن قسمت‌ها است. لازم است كه شعار و عمل كليه مديران هميشه اين باشد: كنترلهاي داخلي، كنترلهاي داخلي و كنترلهاي داخلي.
.
به خوانندگان گرامي و عزيز پيشنهاد مي‌نمايم كه در صورت تمايل، اين نوشتارها را به ترتيب شماره بايگاني کنند، زيرا در مواردي لازم خواهد بود كه در نوشتارهاي بعدي، به قسمت يا قسمت‌هايي از نوشتارهاي قبلي، اشاره نمايم.
.
گارو هوانسيان‌فر- عضو پيوسته انجمن حسابداران خبره مديريت انگلستان
منبع : دنياي اقتصاد
.
——————————————————————————————————————–
لینک مرتبط :
سخنی با صاحبان و مدیران شرکت‌ها (۲)
.
سلام و خسته نباشید، ضمن تشکر به خاطر مطالب مفید و آموزندتون، تقاضا دارم در رابطه با دلایل استفاده از کارت تعمیرات دارایی های ثابت در شرکت ها و ریسک ها و کنترل های داخلی آن و هم چنین آیین نامه فروش اموال اسقاطی و بلا استفاده نیز توضیح دهید. با سپاس فراوان.