يکي از کمک هاي مفيدي که حسابرس مستقل مي تواند به مديريت واحد مورد رسيدگي ارائه دهد، ارائه نامه مديريت(نامه نقاط ضعف کنترل هاي داخلي و پيشنهادهاي سازنده) است که ارائه اين نامه مديريت مي تواند در حين حسابرسي ضمني، بعد از اتمام حسابرسي ضمني، حين حسابرسي نهايي و بعد از حسابرسي نهايي صورت گيرد.
.
با توجه به اينکه حسابرس مستقل کليه سيستم هاي مالي و مرتبط با آن را در حين حسابرسي بررسي مي کند (شناخت سيستم ها) و همچنين با انجام رسيدگي ها به حساب هاي مختلف، مي تواند به بسياري از نقاط ضعف کنترل هاي داخلي واحد مورد رسيدگي پي برد و آنها را طي نامه مديريت به اطلاع مديريت واحد مورد رسيدگي برساند. اين نامه بايد حاوي شرحي از نقاط ضعف مشاهده شده و پيشنهادهايي براي رفع آن نقاط ضعف توسط واحد مورد رسيدگي باشد. همچنين در نامه ياد شده بايد از واحد مورد رسيدگي درخواست شود که نظر خود در مورد موارد مطرح شده و اقدامات به عمل آمده جهت رفع نقاط ضعف کنترل هاي داخلي را طي مدت زمان معيني به حسابرس مستقل گزارش كند و حسابرس مستقل در حسابرسي هاي بعدي کنترل كند که آيا اظهارات واحد مورد رسيدگي صحيح است و نظر خود را مکتوب اعلام كند.
.
آنچه که حائز اهميت است اين است که حسابرس بايد اطلاعات کاملي از کنترل هاي داخلي و ضعف هاي آن به طور کلي داشته باشد تا به محض مشاهده و برخورد با آنها، پي به ضعف ها در کنترل هاي داخلي برد و آنها را به واحد مورد رسيدگي گزارش کند. بعضي از نقاط ضعف کنترل هاي داخلي در بيشتر واحدهاي مورد رسيدگي وجود دارند و بعضي از نقاط ضعف، خاص واحدهاي رسيدگي بخصوصي هستند و بنابراين عموميت چنداني ندارند و آنها را فقط مي توان با بررسي دقيق سيستم هاي کنترل هاي داخلي، کشف كرد.
.
نامه مديريتي که با توجه به بررسي هاي دقيق نقاط ضعف موجود در کنترل هاي داخلي يک واحد مورد رسيدگي تهيه شده باشد، مي تواند کمک بسيار زيادي به مديريت و مسوولان واحد مورد رسيدگي باشد تا با رفع آنها، بتوان صورت هاي مالي قابل اتکا در فواصل زماني مختلف تهيه و به استفاده کنندگان از صورت هاي مالي ارائه کرد.
.
حسابرس مستقل در هر دوره اي که براي حسابرسي به يک واحد مورد رسيدگي مراجعه مي کند، بايد کنترل کند که چه اقداماتي در رابطه با نامه هاي مديريت قبلي از طرف مديريت و مسوولان واحد مورد رسيدگي صورت گرفته و آيا اقدامات به عمل آمده موثر است يا خير. در رابطه با مواردي که اقدامات موثر صورت نگرفته يا اصولااقدامي در مورد آنها به عمل نيامده، حسابرس بايد در نامه مديريت جديد، مديريت واحد مورد رسيدگي را از آن موارد مطلع سازد. همچنين حسابرس در هر حسابرسي، بايدکنترل هاي داخلي را مورد بررسي مجدد قرار داده و در پي يافتن نقاط ضعف جديدي (البته اگر نقاط ضعف جديدي وجود داشته باشد) در سيستم هاي کنترل هاي داخلي (مالي و مرتبط با مالي) واحد مورد رسيدگي باشد و در صورت کشف نقاط ضعف جديدي در کنترل هاي داخلي، آنها را به مديريت واحد مورد رسيدگي گزارش كند. به طور خلاصه بايد گفت که اين عمل، يک کار مداوم توسط حسابرس مستقل محسوب مي شود و به ارائه يک نامه مديريت در اولين حسابرسي ختم نمي شود. اين کار بايد در هر دوره حسابرسي بررسي و تجديد شود و نامه هاي مديريت به روز (بهنگام) شود.
.
حال وظيفه واحد مورد رسيدگي در رابطه با نامه مديريت دريافتي از حسابرس مستقل چيست؟
.
مديريت واحد مورد رسيدگي بايد نامه مديريت را به دقت مطالعه کرده، نقاط ضعف مطرح شده را بررسي و افرادي را در واحد مورد رسيدگي مسوول پيگيري و رفع آن نقاط ضعف بكند و از آنها بخواهد که اقدامات به عمل آمده را طي مدت زمان مشخصي به مديريت گزارش كنند و مديريت نيز اقدامات به عمل آمده را به حسابرس مستقل به صورت كتبي گزارش کند. لازم است که مديريت يک واحد مورد رسيدگي، به نامه هاي مديريت حسابرس مستقل توجه خاص كند و از مسوولان مربوطه در واحد مورد رسيدگي بخواهد که به پيشنهادات حسابرس مستقل توجه كنند و اقدامات مقتضي را به عمل آورند.
.
مديريت واحد مورد رسيدگي بايد از مسوولان واحد مورد رسيدگي بخواهد که کليه موارد مطرح شده به عنوان نقاط ضعف کنترل هاي داخلي از طرف حسابرس مستقل را بررسي و پيگيري و در حد امکان برطرف و نتايج آن را به مديريت گزارش كنند.
.
بديهي است مواردي که قابل رفع است، ولي اقدامات موثري از طرف مسوولان مربوطه در واحد مورد رسيدگي به منظور رفع آن ها به عمل نيامده و در نامه يا نامه هاي مديريت بعدي حسابرس مستقل دوباره تکرار شده، مسوولان ذيربط بايد مورد مواخذه مديريت واحد مورد رسيدگي قرار گيرند. مديريت هر واحد مورد رسيدگي بايد به نامه هاي مديريت توجه خاص كرده و اقدامات فوري در جهت رفع آنها به عمل آورد، زيرا وجود ضعف در کنترل هاي داخلي يک واحد مورد رسيدگي مي تواند احتمالاباعث سوء استفاده و تقلب در واحد مورد رسيدگي و همچنين ايجاد تحريف هاي متعدد در صورت هاي مالي شود.
.
متاسفانه در بعضي از شرکت ها مشاهده مي شود که توجه خاصي به نامه مديريت نمي شود و نقاط ضعف کنترل هاي داخلي گزارش شده توسط حسابرس مستقل بدون تغيير از سالي يا دوره اي به سال يا دوره بعد منتقل و در نامه هاي مديريت بعدي تکرار شود.
.
رفع نشدن نقاط ضعف در کنترل هاي داخلي، يک ضعف مديريت محسوب مي شود، به خصوص نقاط ضعفي که از طرف حسابرس مستقل يا ساير اشخاص به مديريت گزارش شده باشد.
.
اين مورد هنگامي شدت مي يابد که نقاط ضعف از دوره اي يا سالي به دوره يا سال ديگر، بدون انجام هيچ اقدامي از طرف مديريت، تکرار شود.يکي از کارهايي که سازمان بورس اوراق بهادار مي تواند انجام دهد، درخواست نامه مديريت از حسابرس مستقل در رابطه با شرکت هاي پذيرفته شده در سازمان بورس اوراق بهادار باشد و سپس اقدامات به عمل آمده توسط مديريت در رابطه با نامه مديريت را از مديريت و حسابرس مستقل درخواست و در نهايت پيگير رفع کليه نقاط ضعف کنترل هاي داخلي گزارش شده توسط حسابرس مستقل به وسيله مديريت واحد مورد رسيدگي باشد. بدين ترتيب، سازمان بورس اوراق بهادار مي تواند از قابل اتکاء بودن صورت هاي مالي ارائه شده توسط شرکت هاي پذيرفته شده در بورس، اطمينان بيشتري کسب كند.
.
گاروهوانسيان‌فر
حسابدار رسمی – عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان